Prozess gesteuerte Dokumenten-Verarbeitung

Die einzige Versicherungsmakler Software mit DokFlow Technologie - die effektive und automatiserte Verarbeitung aller Dokumente

Dokumentenverarbeitung nach BiPro Norm

Mit Hilfe der EasyLogin Plattform, des zeitsprung-Clients oder des b-tix-Clients werden die Dokumente wie Policen, Mahnschreiben, Kündigungsbestätigungen, Schadenmitteilungen aber auch GDV-Daten und Provisionsabrechnungen und Provisionsdateien von den angeschlossenen Versicherungsgesellschaften via Bipro-Norm abegholt und als Dateien auf Ihrem EDV-System gespeichert. Dies erfolgt im Allgemeinen im Hintergrund. Damit ist ein Teil Arbeit erledigt, aber nur ein Teil, denn diese digitalen Dokumente und Dateien müssen nun effektiv und Prozess gesteuert verarbeitet werden, sonst sind sie nutzlos.

Diese Prozess gesteuerte Weiterverarbeitung übernimmt der DokFlow-Manager: Policen, Mahnschreiben, Kündigungsschreiben, etc. werden automatisiert in die Dokumentenverwaltug von Agentura importiert. Anhand der gelieferten Dokument-Dateinamen und der Dokument-Metadaten werden die Dokumente dem richtigen Kunden, Vertrag, Schaden zugeordnet. Das funktioniert auch dann, wenn beispielsweise bei einem neuen KFZ-Vertrag nur das Kennzeichen in Agentura vorhanden ist. Hier wird der bereits zurvor erfasste Vertrag automatisch um die Versicherungsscheinnummer ergänzt. GDV-Datendateien werden in ein gesondertes Verzeichnis verschoben und können dann zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Agentura GDV-Modul importiert werden. Ebenso werden Provisionsabrechnungen in ein anderes Verzeichnis kopiert, damit diese durch die Provisionsbuchhaltung verbucht werden können. Auch Provisionsabrechnungen als xls- oder txt-Dateien werden automatisch in ein freigegebenes Verzeichnis verschoben, von wo aus dann die Einspielung der Courtagen mit Agentura automatisiert erfolgen kann.

Je nach Art des Dokumentes werden nun durch den DokFlow-Manager weitere Bearbeitungsprosse erledigt. So z.B. werden Emails mit vorbelegtem Inhalt und je nach Fall mit oder ohne Dokumentenanhang an Kunden, Vermittler oder Gesellschaften verschickt oder Wiedervorlagen im Agenturverwaltungssystem für den zuständigen Vermittler bzw. Sachbearbeiter angelegt.

Bipro-DokFlow-Manager

Verarbeitung Ihrer Hauspost wie Briefe, Faxe, Emails

Nicht alle Dokumente, welche nach BiPro Norm von den Gesellschaften geliefert werden, können Anhand des Dateititels und der Datei-Metadaten eindeutig identifiziert werden.

Diese Dokumente können ebenso wie Ihre eigene Hauspost (gescannte Briefe, Faxe, Emailanhänge) nun mit der DokFlow-Analytics-Technologie entsprechend aufbereitet werden. Dazu werden die Dokumente an unseren DokFlow-Analytics-Server übermittelt. Dort werden zunächst Mittels modernster OCR-Texterkennung aus den PDF, JPG, TIF und BMP Dateien die Text-Rohdaten extrahiert, analysiert und anschliessend mit den entsprechenden Meta-Daten an den DokFlow-Manager zurückgegeben, so dass dieser nun die Dokumente entsprechend automatisiert importieren und zuordnen kann.

Die DokFlow-Analytics-Technologie ist von uns entwickelt worden und bedarf einer Höchstleistung an Rechenpower, welche durch einen normaler Personalcomputer oder Workgroupsever nicht erbracht werden kann. Im Regelfall können unsere Analytics-Server eine DIN-A4-Seite in weniger als 5 Sekunden vollständig verarbeiten und die entsprechenden Meta-Daten erzeugen. Bis zu 100 Dokumente können parallel verarbeitet werden, pro Minute also bis zu 1200 Dokumente - das ist absolute Weltklasse. Unser System arbeitet im Lastenausgleich und kann daher zu jeder Zeit um weitere Server erweitert werden.

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Datenschutz und Sicherheit

Sofern Dokumente an unsere DokFlow-Analytics-Service übermittelt werden, können wir Ihnen zu 100 Prozent garantieren, dass diese Daten für unbefugte Personen nicht zugänglich sind. Die Dokumente werden nach AES mit einem 256bit Key verschlüsselt übertragen.

Auf unseren Servern erfolgt KEINE Speicherung der Dokumente auf Festplatten oder sonstigen Medien. Alle Prozesse laufen im Arbeitsspeicher ab. Nach Abschluss der Texterkennung und Analyse des Dokumentes, wird das Dokument umgehend aus dem Arbeitspeicher gelöscht. Das Dokument selber wird im Arbeitsspeicher also nur wenige Sekunden gehalten.

Die analysierten Daten wie Vertragsnummern, Schadennummern und Schlüsselwörter werden in einer Datenbank gespeichert, bis diese an Sie zurück übermittelt wurden. Hierbei werden zu keiner Zeit persönlichen Daten Ihres Kunden gespeichert, weder Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Kommunikationsdaten, Bankdaten oder sonstige persönliche Daten.

Alle Vorgänge werden lückenlos protokolliert, wobei KEINE persönlichen Daten gespeichert werden. Es werden alle Anforderungen der DSGVO 2018 (Datenschutz Grundverordnung) erfüllt!

Unsere Server stehen in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland, welches nach ISO 27001 zertifiziert ist und somit die höchsten derzeit möglichen Sicherheitsstandards erfüllt und wir sind bereit mit Ihnen eine Auftragsverarbeitungvereinbarung zu schliessen. Wenn Sie dies wünschen, dann laden Sie diese bitte HIER (Aufragsverarbeitungsvereinbarung.pdf), drucken diese aus, ergänzen diese und unterzeichnen diese. Senden Sie uns diese in zweifacher Ausfertigung zu damit wir diese Vereinbarung gegenzeichnen und Ihnen zurücksenden können.

Welche Kosten entstehen?

Der DokFlow-Manager ist kostenlos in Agentura und Agentura2go enthalten. Sie benötigen jedoch entweder Easy-Login oder den zeitsprung-Client oder den b-tix-Professional-Client oder beide Produkte, da beide Produkten Dokumente und Dateien nicht aller Gesellschaften abholen könne.

Der zeitsprung-Client bietet den Vorteil, dass im Regelfall die Dokumente und Dateien über ausreichende Meta-Daten verfügen, die eine direkte Verarbeitung durch den DokFlow-Manager ermöglichen ohne die volle Nutzung der DokFlow-Analytics-Technologie. Hier fallen je Dokument lediglich zusätzlich 1 EuroCent Kosten an.

Wenn Sie auch Ihre Hauspost und die Dokumente, welche über nicht ausreichende Meta-Daten verfügen, automatisiert verarbeiten lassen wollen und somit unsere DokFlow-Analytics-Technologie nutzen wollen, fallen je Dokument maximal 5 EuroCent Kosten an - im Durchschnitt ca. 3 EuroCent.

DokFlow hilft Kosten einzusparen

Auf der einen Seite entstehen Kosten für die Nutzung des zeitsprung-Clients, des b-tix professionl Clients und dem DokFlow-Analytics-Service. Auf der anderen Seite sparen Sie aber erheblich mehr an Kosten für die manuelle Bearbeitung von Dokumenten ein: Im Regefall kann ein Mensch pro Stunde maximal 30 Dokumente aus den Gesellschaftsportalen runterladen, anschauen, an der richtige Stelle in der Dokumentenverwaltung ablegen und noch entscheiden, welche Voränge angestoßen werden müssen, also ob und an wen ein Dokument per Mail verschickt werden muss oder ob für einen Vorgang eine Wiedervorlage im System gesetzt werden muss.

Sollte also ein Mensch in der Lage sein je Stunde 30 digitale Dokumente fertig zu bearbeiten, dann wären dies ca. 250 Dokumente pro Tag. Mit der DokFlow-Technologie sollten mehr als 80 Prozent der Dokumente vollständig automatisiert verarbeitet werden können. Bei den verbleibenden 20 Prozent würde sich die Bearbeitungszeit drastisch verkürzen, da nur gesichtet und richtig zugeordnet werden muss. Alle anderen Arbeiten übernimmt der DokFlow-Manager.

Im direkten Vergleich liegen also Ihre Personalkosten-Einsparungen bei ca. 60-80 Euro pro Tag, wärend die Verarbeitung aller Dokumente mit der DokFlow-Technologie maximal 20-25 Euro pro Tag kosten würde. Dies bedeutet eine Kostenreduzierung um ca. 70 Prozent.

Zum 01.12.2017 reduzieren wir die Seitenpreise für den DokFlow-Analytics-Service um teilweise bis zu 25%

Preisstaffel bei Nutzung des DokFlow-Analytics-Service ab 01.12.2017 Nettopreise in €
Seitenzahlen pro Monat je A4-Seite
1 - 500 Seiten 4,00 ct
501 - 1000 Seiten 3,50 ct
1001 - 2500 Seiten 3,25 ct
2501 - 5000 Seiten 3,00 ct
5001 - 10000 Seiten 2,75 ct
10001 - 25000 Seiten 2,50 ct
25001 - 50000 Seiten 2,25 ct
ab 50001 Seiten 2,00 ct
Verarbeitung eines zeitsprung-Dokuments 1,00 ct
Die Preise beinhalten die Verarbeitung der übermittelten Dokumente, wie die Extraktion der Gesellschaft, der Vertragsnummer, der Schadennummer, das Dokumentdatum, das Kfz-Kennzeichen und das Hauptmerkmal des Schreibens. Die extrahierten Daten werden an den DokFlow-Manager zurück geliefert, um die automatische Verarbeitung der Dokumente zu ermöglichen. Wenn das übermittelte Dokument keine der zuvor genannten Daten beinhaltet, so wird ein entsprechender Fehlercode zurück geliefert. Bei Mehrseitigen Dokumenten werden im Schnitt nur 2 Seiten berechnet. Die Preise können von uns mit einer Vorankündiungsfrist von einem Monat angepasst werden.
Die Abrechnung erfolgt monatlich im Nachhinein. Zur Nutzung des DokFlow Analytics Service ist die Teilnahme am Lastschrifteinzugsverfahren zwingend.
Wird eine Lastschrift nicht eingelöst oder zurückgegeben, kann eine Nutzungssperre ohne weitere Ankündigung oder Mahnung erfolgen.

Anleitung DokFlow-Manager (Stand 09/2017)

Wir haben eine ausführliche Dokumentation für den Bipro DokFlow-Manager erstellt. Hier finden Sie alle Informationen zur Konfiguration, Ersteinrichtung, Anbindung an den zeitsprung-Client bzw. Btix-Client, Funktionsweise und Arbeitsschritte:

DokFlow-Manager.PDF

Anmerkungen und Hinweise (Stand 01/2018)

In der Testversion ist der DokFlow-Manager NICHT enthalten. Dies ist aus technischen Gründen leider nicht möglich, da erst durch die Lizenzierung eine eindeutige Zuordnung und Verschlüsselung mit dem Lizenzkey der Dokumente erfolgen kann.